Política de Privacidad

OstenData es una empresa comprometida con la protección de los datos personales de las personas físicas, conforme a los principios consagrados en el artículo 2 de la Ley 81 de 2019 de la República de Panamá y su Decreto Reglamentario 285 de 28 de mayo de 2021, así como con la normativa aplicable en cada uno de los países donde presta servicios. La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos los datos personales que se nos proporcionan, así como los derechos que corresponden a sus titulares.

1. Identidad y domicilio del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es OSTENDATA PANAMA, S.A., que opera comercialmente bajo la marca OstenData (en adelante, “OstenData” o “la Empresa”), consultora especializada en gobierno y analítica de datos, automatización de procesos e inteligencia artificial, con domicilio en Ciudad de Panamá, PH Coral Towers, piso 22, República de Panamá.

Datos identificativos:

• Razón social: OSTENDATA PANAMA, S.A.
• Nombre comercial: OstenData
• Domicilio social: Ciudad de Panamá, PH Coral Towers, piso 22, República de Panamá
• Sitio web: www.ostendata.com
• Correo de contacto en materia de privacidad: privacidad@ostendata.com
• Responsables operativas: Desiré Martínez y Lourdes Musso
• Teléfonos de atención: +507 6349 8085 (Panamá) · +34 644 432 833 (canal internacional)

2. Definiciones

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderá por:

• Titular: la persona física a quien identifican o corresponden los datos personales.
• Responsable: OstenData, persona jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
• Custodio o Encargado: persona natural o jurídica que actúe en nombre y por cuenta del Responsable y a quien compete la custodia y conservación de la base de datos.
• Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales: recolección, registro, almacenamiento, uso, comunicación, transferencia o supresión.
• Consentimiento: manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el Titular acepta el tratamiento de sus datos personales.
• Finalidades Primarias: aquellas imprescindibles para que OstenData cumpla sus obligaciones legales o contractuales con el Titular.
• Finalidades Secundarias: aquellas no imprescindibles para la relación, a las cuales el Titular puede oponerse en cualquier momento.
• Derechos ARCO + P: derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad reconocidos al Titular sobre sus datos personales.

3. Datos personales que tratamos

OstenData podrá recopilar, directamente o a través de Custodios, los siguientes datos según el tipo de relación con el Titular:

3.1. Clientes y prospectos. En el caso de clientes y prospectos, OstenData podrá tratar, según la etapa de la relación comercial, datos identificativos, profesionales, de contacto, contractuales, fiscales y financieros necesarios para gestionar dicha relación.

Para actividades de prospección comercial B2B, OstenData podrá tratar datos profesionales tales como nombre y apellido, cargo o función profesional, empresa u organización a la que pertenece, país o ubicación profesional, dirección de correo electrónico profesional, teléfono corporativo cuando resulte pertinente, perfil profesional público y otra información relacionada con su actividad profesional que resulte adecuada y necesaria para valorar la posible pertinencia de los servicios de OstenData.

Estos datos podrán ser proporcionados directamente por el Titular u obtenidos indirectamente a través de fuentes de acceso público, redes profesionales, sitios web corporativos, directorios empresariales y proveedores especializados de información empresarial y enriquecimiento de datos, siempre de conformidad con la normativa aplicable.

Cuando la relación comercial avance, OstenData podrá adicionalmente tratar RUC o identificación fiscal equivalente, aviso de operación, firma, domicilio comercial y de facturación, datos bancarios y fiscales, documentación contractual y, cuando resulte necesario, datos de representantes o personas relacionadas con la persona jurídica.

La documentación oficial, fiscal, bancaria o contractual únicamente será solicitada cuando resulte necesaria para una relación comercial, contractual o legal concreta.

3.2. Proveedores y aliados estratégicos. Nombre completo, RUC, datos fiscales, datos bancarios (incluyendo SWIFT en transferencias internacionales), firma, correo electrónico, teléfonos, domicilio, empresa, puesto, currículo cuando aplique, referencias personales y comerciales.

3.3. Socios, contratistas y colaboradores profesionales independientes. Nombre completo, identificación oficial, RUC o equivalente fiscal en el país de residencia, domicilio profesional, correo electrónico, teléfono, datos bancarios, formación académica, certificaciones, currículo, referencias y, cuando aplique, antecedentes criminales y no criminales conforme a la normativa local.

3.4. Candidatos a procesos de Staff Augmentation. OstenData gestiona procesos de selección para identificar profesionales que serán asignados a clientes bajo modalidad de Staff Augmentation. Durante estos procesos puede tratar:

• Currículo vitae y datos generales (nombre, identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad, contacto, domicilio, fotografía profesional cuando se proporcione).
• Datos académicos y profesionales (estudios, certificaciones, idiomas, herramientas, experiencia laboral, competencias).
• Referencias profesionales (con consentimiento del candidato).
• Notas y evaluaciones internas de entrevistas y pruebas técnicas.
• Cuando lo requiera el rol o el cliente final, y siempre con consentimiento expreso y por escrito: validación de títulos, antecedentes penales (record policivo) e información crediticia.

OstenData no realizará verificaciones de antecedentes penales o crediticios sin consentimiento expreso y por escrito del candidato.

3.5. Participantes en eventos, webinars y capacitaciones. Nombre, cargo, empresa, país, correo electrónico, redes sociales profesionales, teléfono y respuestas al formulario de inscripción cuando aplique.

3.6. Visitantes del sitio web. Nombre, empresa, puesto, correo electrónico, teléfono, país, ciudad y dirección IP. Cuando aplique, información generada por cookies, web beacons o tecnologías similares.

3.7. Tratamiento de datos sensibles. OstenData no solicita habitualmente datos sensibles. En circunstancias específicas (emergencias sanitarias, requisitos contractuales de clientes en sectores regulados, verificación de antecedentes para contratistas) podrían tratarse datos sensibles solo con consentimiento expreso y por escrito del Titular, de forma estrictamente confidencial.

3.8. Tratamiento mediante inteligencia artificial y procesos automatizados. Dada la naturaleza de los servicios de OstenData, podemos utilizar herramientas de IA, análisis de datos y procesos automatizados para mejorar servicios, automatizar procesos administrativos o realizar análisis estadísticos. Garantizamos transparencia, posibilidad de intervención humana en decisiones automatizadas, y el ejercicio de derechos ARCO + P por parte del Titular.

3.9. Procedencia y veracidad de los datos. Cuando los datos sean proporcionados directamente por el Titular, este será responsable de su veracidad y precisión.

OstenData también podrá obtener datos profesionales de manera indirecta a través de fuentes de acceso público, redes profesionales, sitios web corporativos, directorios empresariales y proveedores especializados de información empresarial y enriquecimiento de datos, con la finalidad de validar o actualizar información profesional, identificar potenciales necesidades relacionadas con los servicios de OstenData y realizar actividades de prospección comercial B2B.

En estos casos, OstenData aplicará criterios de pertinencia y proporcionalidad, procurando tratar únicamente información relacionada con la actividad profesional del Titular y respetando su expectativa razonable de privacidad y la normativa aplicable en su jurisdicción.

En las actividades de prospección comercial B2B, cuando los datos profesionales hayan sido obtenidos de manera indirecta, OstenData pondrá esta Política de Privacidad a disposición del Titular en el primer contacto y le facilitará un mecanismo sencillo y gratuito para oponerse a futuras comunicaciones comerciales.

4. Finalidades del tratamiento

4.1. Finalidades primarias.

Para clientes y prospectos: atender solicitudes, gestionar la relación contractual, emitir facturación, cobranza, notificar cambios, coordinar reuniones, mantener registro comercial durante la relación y hasta diez (10) años posteriores para fines fiscales y legales.

Para proveedores y aliados: solicitar productos/servicios, gestionar pagos, verificar referencias, cumplir obligaciones de prevención de lavado de activos, conservar documentación contable hasta diez (10) años desde la finalización de la relación.

Para socios, contratistas y colaboradores: formalizar contratos, gestionar pagos y obligaciones fiscales, mantener expediente profesional, verificar credenciales cuando lo exija el cliente final. Conservación durante la vigencia del contrato y hasta diez (10) años posteriores.

Para candidatos a Staff Augmentation: evaluar idoneidad, realizar entrevistas y pruebas técnicas, compartir el perfil con clientes finales (con consentimiento), realizar verificaciones cuando aplique. Conservación del CV de candidatos no seleccionados hasta dos (2) años con consentimiento expreso para banco de talento. Si no se presta consentimiento, los datos se eliminan al finalizar el proceso.

Para participantes en eventos: registrar inscripción, confirmar asistencia, enviar información del evento, almacenar la información hasta dos (2) años posteriores para invitaciones a eventos similares. Documentación gráfica del evento previa información al participante.

Para visitantes del sitio web: atender solicitudes de los formularios, enviar información o cotizaciones previa solicitud, conservar el registro hasta un (1) año salvo que se concrete relación comercial, analizar la navegación de forma agregada y anónima.

4.2. Finalidades secundarias.

• Prospección comercial B2B: identificar empresas y profesionales a los que los servicios de OstenData pudieran resultar pertinentes y realizar contactos comerciales individualizados relacionados con su actividad profesional, cargo o función dentro de la organización.
• Envío de boletines, contenidos formativos y comunicaciones periódicas vinculadas a los servicios de OstenData.
• Invitaciones a eventos, webinars y mesas de trabajo organizados por OstenData o por aliados.
• Estudios estadísticos e informes demográficos con datos disociados de sus Titulares.
• Comunicaciones corporativas sobre casos de éxito, experiencia de clientes o menciones en medios, siempre con consentimiento previo cuando el Titular sea identificable.

El Titular podrá oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus datos para finalidades secundarias y, en particular, a recibir nuevas comunicaciones comerciales de OstenData. Para ello podrá responder directamente a la comunicación recibida indicando “No contactar” o escribir a privacidad@ostendata.com. OstenData atenderá dicha solicitud y cesará las comunicaciones comerciales dirigidas al Titular, sin que ello afecte a una eventual relación contractual existente.

5. Base legal del tratamiento

El tratamiento se realiza conforme a las bases legales reconocidas:

• Consentimiento expreso del Titular al ponerse en contacto con OstenData o al inscribirse en eventos y, en general, cuando resulte necesario conforme a la normativa aplicable. Cuando dicha normativa permita el consentimiento tácito, este únicamente se considerará otorgado después de haber puesto a disposición del Titular el correspondiente aviso o Política de Privacidad y siempre que no haya manifestado su oposición.
• Ejecución contractual cuando el Titular es cliente, proveedor, contratista o contraparte de OstenData.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a OstenData en su condición de Responsable.

El Titular puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

6. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, durante toda la relación comercial, y posteriormente durante los plazos legales aplicables en cada jurisdicción. Como referencia general:

• Datos contables y fiscales (facturas, contratos, notas de crédito): hasta diez (10) años desde la finalización de la relación.
• Datos de prospectos comerciales no concretados: hasta un (1) año desde su captación.
• Solicitudes de no contacto u oposición a comunicaciones comerciales: cuando un Titular solicite no recibir nuevas comunicaciones comerciales, OstenData podrá conservar la información mínima necesaria para identificarlo y registrar dicha oposición, exclusivamente con la finalidad de garantizar que su solicitud sea respetada y evitar que sus datos sean reincorporados inadvertidamente a futuras campañas de prospección, durante el plazo permitido por la normativa aplicable.
• Datos de candidatos no seleccionados: hasta dos (2) años con consentimiento para banco de talento; eliminación al finalizar el proceso si no hay consentimiento.
• Datos de participantes en eventos: hasta dos (2) años posteriores al evento.
• Datos de socios y contratistas: durante la vigencia del contrato y hasta diez (10) años posteriores.

Una vez vencidos los plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de manera segura.

7. Comunicación a terceros

OstenData no cede ni vende datos personales a terceros con fines publicitarios. La comunicación se limita a:

• Cuando exista obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
• A proveedores de servicios tecnológicos necesarios para la operación de OstenData, incluyendo servicios de correo electrónico y productividad, almacenamiento en la nube, sistemas CRM, herramientas analíticas, plataformas de reuniones y webinars, así como proveedores de información empresarial, prospección y enriquecimiento de datos. Estos proveedores tratarán los datos conforme a sus respectivas funciones y a las obligaciones contractuales y legales aplicables en materia de privacidad, seguridad y confidencialidad.
• A aliados estratégicos (como SEGDA u otros) únicamente con consentimiento expreso para un proyecto concreto.
• A clientes finales en procesos de Staff Augmentation: comunicación del perfil profesional con consentimiento del Titular, limitándose a la información estrictamente necesaria.
• A custodios contratados para procesamiento de información administrativa, facturación y fines estadísticos.

OstenData se obliga a contratar únicamente proveedores que cumplan con la Ley 81 de 2019 de Panamá y la normativa aplicable en cada jurisdicción.

8. Transferencias internacionales

Dado que OstenData opera en múltiples jurisdicciones y emplea proveedores tecnológicos globales (Microsoft, Google, entre otros), los datos pueden ser tratados fuera del país de residencia del Titular. Garantizamos las garantías adecuadas conforme a la normativa de cada jurisdicción:

• Panamá (sede operativa): Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales y Decreto Reglamentario 285 de 2021.
• Estados Unidos (Florida): legislación federal sectorial y normativa estatal de Florida.
• Puerto Rico: Ley 75-2017 de Privacidad de Datos y normativa federal estadounidense aplicable.
• Colombia: Ley 1581 de 2012 (Estatuto de Protección de Datos Personales) y Decreto 1377 de 2013, bajo supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Venezuela: garantías derivadas del artículo 28 de la Constitución Nacional, Ley Especial contra Delitos Informáticos y normativa aplicable.
• Nicaragua: Ley 787 de Protección de Datos Personales.
• República Dominicana: Ley 172-13 sobre Protección de Datos Personales.
• Otros países LATAM: conforme a normativa local (LGPD en Brasil, LFPDPPP en México, Ley 25.326 en Argentina, Ley 19.628 en Chile, entre otras).
• RGPD europeo: aplicado cuando se traten datos de residentes en la UE, con garantías equivalentes.

OstenData adopta cláusulas contractuales y medidas técnicas apropiadas. Si el Titular no desea que sus datos sean transferidos internacionalmente, podrá manifestar oposición vía ARCO + P.

9. Derechos del Titular

Como Titular, el usuario tiene derecho a:

• Acceder a los datos personales que tratamos.
• Rectificar los datos inexactos o incompletos.
• Cancelar o suprimir los datos cuando ya no sean necesarios.
• Oponerse al tratamiento o solicitar su limitación.
• Solicitar la portabilidad de los datos cuando la normativa lo reconozca.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento.
• Presentar reclamación ante la autoridad competente: en Panamá, la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI); en Colombia, la SIC; en otras jurisdicciones, ante la autoridad de protección de datos correspondiente.

9.1. Designado para tramitar solicitudes. OstenData ha designado un Coordinador de Derechos del Titular como punto único de contacto. Las solicitudes deben enviarse a privacidad@ostendata.com.

9.2. Procedimiento. La simple oposición a recibir comunicaciones comerciales no requerirá iniciar el procedimiento formal descrito a continuación. El Titular podrá solicitar el cese de dichas comunicaciones respondiendo directamente al mensaje recibido con la indicación “No contactar” o escribiendo a privacidad@ostendata.com. OstenData registrará y atenderá dicha preferencia de forma independiente del procedimiento formal para el ejercicio de derechos ARCO.

Para el ejercicio formal de derechos ARCO, la solicitud debe contener: nombre completo, domicilio y correo del Titular; motivo y derecho ejercido; argumentos que sustentan la solicitud; copia de identificación oficial; descripción de los datos sobre los que se ejerce el derecho; en rectificaciones, las modificaciones a realizar y documentación de soporte.

9.3. Plazos. OstenData notificará la resolución en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la recepción. Si es favorable, se hará efectiva dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En solicitudes de acceso, la entrega procederá previa acreditación de identidad.

10. Seguridad de los datos

OstenData aplica medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales: cifrado en tránsito, control de accesos basado en roles, copias de seguridad y formación continua del equipo en seguridad de la información. Operamos bajo principios alineados con marcos reconocidos como NIST AI RMF e ITIL.

En caso de vulneraciones de seguridad que afecten significativamente los derechos de los Titulares, estos serán informados por correo electrónico en cuanto OstenData tenga conocimiento del incidente.

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio web utiliza cookies y tecnologías similares (web beacons) para garantizar el funcionamiento del sitio y mejorar la experiencia. Distinguimos:

• Cookies técnicas o estrictamente necesarias: permiten el funcionamiento básico (navegación, sesión, seguridad). No requieren consentimiento previo.
• Cookies analíticas: permiten conocer de forma agregada y anónima cómo los usuarios interactúan con la página. Requieren consentimiento previo.
• Cookies de terceros: Google Analytics, LinkedIn Insight Tag o herramientas similares cuando estén activas. Requieren consentimiento previo y se rigen por las políticas de cada proveedor.

El Titular puede aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies a través del banner del sitio o desde la configuración de su navegador.

12. Menores de edad

Los servicios de OstenData están dirigidos a profesionales y empresas, no a menores de edad. OstenData no solicita ni trata conscientemente datos personales de menores de dieciocho (18) años. Si se detectara tratamiento de datos de un menor sin consentimiento de quien ejerza la patria potestad, se procederá a su eliminación inmediata.

13. Revocación del consentimiento

El Titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento, sin justificación y sin coste. La solicitud debe enviarse a privacidad@ostendata.com siguiendo el procedimiento de la sección 9.2, indicando la fecha desde la cual debe hacerse efectiva.

La revocación no tendrá efectos retroactivos. OstenData podrá conservar los datos durante los plazos legales cuando exista obligación que así lo requiera.

14. Autoridad garante

Si el Titular considera que su derecho ha sido vulnerado, podrá presentar denuncia ante la autoridad competente:

• Panamá: Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), www.antai.gob.pa.
• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), www.sic.gov.co.
• Otros países: ante la autoridad nacional de protección de datos correspondiente.

15. Ley aplicable

Esta Política se rige principalmente por la Ley 81 de 2019 de la República de Panamá ("Ley sobre Protección de Datos Personales") y su Decreto Reglamentario 285 de 2021, sin perjuicio de la aplicación de la normativa imperativa del país de residencia del Titular cuando esta resulte más protectora.

16. Modificaciones

OstenData se reserva el derecho a modificar esta Política cuando sea necesario para adaptarla a cambios normativos, evolución de servicios o nuevas tecnologías. Las modificaciones se publicarán en esta misma página con la fecha de actualización. Cuando los cambios afecten significativamente al tratamiento de datos, OstenData notificará al Titular por correo electrónico cuando sea posible.

17. Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con la protección de datos personales:

• Email principal de privacidad: privacidad@ostendata.com
• Teléfono Panamá: +507 6349 8085
• Canal internacional: +34 644 432 833
• Domicilio: Ciudad de Panamá, PH Coral Towers, piso 22, República de Panamá